デイサービスで初の利用契約業務の流れ。

デイサービス運営
広告
櫻アリス
櫻アリス

結論:デイサービスの利用契約の業務は事前の準備が大切です。

準備には抜かりなくしましょう

櫻絢音
櫻絢音

この記事の対象者

・初めてデイサービスの利用契約業務を行う相談員
・利用契約の流れを確認したい相談員

の方です。

櫻琴音
櫻琴音

この記事を読むことで

利用契約の流れと注意点

を確認することができます。

こんにちは、櫻絢音です。

 

介護施設の相談員になると避けては通れないのが「利用契約」の業務です。

 

どんなに素晴らしい介護サービスやイベントを提供していても、利用契約ができなければ絵に描いた餅です。

 

契約とはただ契約をすることが目的ではなく、デイサービスを継続していただくための準備段階です。

 

利用契約をうまくできなければ、利用者様の数を増やすことはできません。

 

しかも、契約の業務がうまいいくかいかないかは事前準備にかかっています。

 

今回の記事では利用契約の流れと利用契約の前後の注意点を解説します。

広告

デイサービスの契約前にやっておくべき準備物

櫻絢音
櫻絢音

あやねも初めて契約業務をするときは、とても不安でした。
しかし、事前の準備を十二分にやっておくことで不安を軽減することができます。
不安なまま契約業務をすると利用者様やご家族様、ケアマネから「この事業所に任せて本当に大丈夫?」と不信感をもたれかねません。
堂々と自信を持って契約業務を行えるようにまずは事前準備を行いましょう。

契約前に必要な準備物

  • 契約書、重要事項説明書
  • 契約予定の利用者様の自宅
  • アセスメントシート
  • ケアマネに連絡
  • 通所介護計画書
  • 契約業務の練習

どこの事業所でも、これらの準備物が必要です。

 

事業所によって、契約のルールがあるので、事前に確認をしておきましょう。

 

事前準備が十二分であれば、多少失敗してもそれは「人間らしさ」として利用者様・ご家族様は受け取ってくれます。

 

また、ケアマネにも事前にフォローをお願いしておくことで、難しいところの説明はケアマネが補足説明してくれますよ。

櫻琴音
櫻琴音

契約の練習は上司にお願いして付き合ってもらいましょう。
どんな相談員も「初めて契約」があります。
事前に練習することで、自分の足りないところに気づけるようにもなります。

デイサービスの利用契約当日の流れ

準備物の確認

準備物は十二分に確認をしておきましょう。

 

たとえば、契約の時に契約書・重要事項説明書がなければ何のために契約に行っているのか分からなくなります。

 

途中で忘れ物に気付いて事業所に戻るということがあると、約束の時間に遅れることにもなります。

 

できれば、契約用の鞄を作って準備物のチェックリストと紐付けしておき(文字通りに紐をつけておく)、出発するまでにチェックリストに基づいて準備物確認をしておきましょう。

準備物のチェックリスト(準備ができたら■にチェックをつけましょう)

  • 契約書、重要事項説明書
  • 契約予定の利用者様の自宅
  • アセスメントシート
  • ケアマネに連絡
  • 通所介護計画書
  • 契約業務の練習
  • その他の準備物(他に準備するものがないか上司に確認を取りましょう)
櫻絢音
櫻絢音

もし、このチェックリストと変わりがなければ、このチェックリストをプリントアウトして使用してください。

利用者様宅に到着するのは5分前に

約束の時間に遅れるのはもちろんマナー違反ですが、早く利用者様宅に到着するのもマナー違反です。

 

利用者様の契約で「来客」が来るのに準備があるからです。

 

利用者様宅に到着する理想は5〜10分前が理想的です。

 

あくまでそれを目安に事業所を出発しましょう。

 

櫻絢音
櫻絢音

ケアマネも契約に来る場合は、ケアマネと到着時間を合わせましょう。
できれば、利用者様宅を訪問する前に、その日の契約の流れなどを簡単に打ち合わせをすると、スムーズに契約業務をすすめることができますよ。

契約書・重要事項説明書を説明する。

基本的には契約書、重要事項説明書に沿って説明するだけです。

 

キリのいいところで利用者様様、ご家族様に「質問はないですか?」と声をかけましょう。

 

初めての契約業務は緊張するので、「早く終わらせたい。」という気持ちになりがちです。

 

しかし、一気に契約内容と重要事項を説明しても利用者様、ご家族様に理解してもらうことができません。

 

また、契約は利用者様、ご家族様とデイサービスを利用するにあたっての約束事の確認をする場でもあります。

 

利用者様、ご家族様の疑問を疑問のままにしておくと、のちに重大なクレームにつながることも少なくありません。

 

契約の時には、しっかりと利用者様、ご家族様の疑問を解決しておきましょう。

櫻絢音
櫻絢音

契約書と重要事項説明書の違いは、「重要事項説明書はわたしたちの事を知っていただいて、契約するうえでの参考にしてください」という目的で、“契約するうえでの参考になるよう、重要な情報を記載している書類”が重要事項説明書になります。
重要事項説明書の同意書に署名、捺印されたらサービスの利用が開始になります。

利用者様・ご家族様の意向を再確認する。

契約の際に、再度確認しないといけないのが、デイサービス利用するにあたっての細かい意向です。

 

たとえば、「毎週月、水、金曜日に利用する。」「利用時は毎回入浴する。」「利用時には体操に参加する。」などサービスそのものに関する 注意事項です。

 

ここで必要になる書類が「通所介護計画書」です。

 

デイサービスを利用する前に通所介護計画書を作成し、ご本人、ご家族様の同意の捺印と署名が必要になります。

 

契約時までに通所介護計画書を作成し、できれば契約の日に利用者様、家族様からの同意を得ましょう。

 

契約終了後は、情報を整理して他の職員に伝える。

契約の際に収集した利用者様の情報や確認した利用者様、ご家族様の意向は契約後に整理して、まとめておきましょう。

 

実際に、利用者様にサービスを提供するのは現場の介護士です。

 

全ての介護士が統一したサービスを提供できるようなアセスメントシートを作成しておきます。

 

櫻絢音
櫻絢音

空のアセスメントシートをプリントアウトして、利用者様、ご家族様のデイサービス利用にあたっての確認した意向や約束事を記入しておきましょう。
事業所に帰ってから、パソコン入力してアセスメントシートを作成し、初回利用の前日には利用者様の情報を介護士全員に周知しておきましょう。

利用者様の利用日初日のためにすること

前日に利用者様の情報と対応方法を伝える。

初回利用は、今後利用者様がデイサービスを継続して利用していただけるかどうかが決まる大切な日です。

 

最低限の対応として、前日の夕礼に利用者様の情報を職員同士で共有しておきましょう。

 

介護サービスを統一化していなければ、後に「あのヘルパーさんはここまでしてくれたのに」と利用者様の満足度が下がってしまうことがあります。

 

統一可能な部分は徹底的に解除方法などを統一しておきましょう。

櫻絢音
櫻絢音

当日までに、「服薬されているお薬情報」も利用者様からコピーさせてもらいましょう。
高齢になると何らかの疾患を持っている方がほとんどで昼食時の服薬が必要になる場合が少なくありません。
デイサービスにいてる間の利用者様の健康管理もデイサービスのサービス提供の一つとなります。

利用日初日に注意すること。

初回利用日当日に気を付けないといけないことは

  • 利用者様の初回利用時の情報収集をする。(様子観察)
  • 各職員1人一回ずつは声をかける。(利用者様に関心を持つ)
  • 席の配慮をする。(利用者様に合う他の利用者様を想定しておく)

です。

 

せっかく、契約をしても利用が続かなければ契約をする意味がありません。

 

利用者様に利用契約をしていただいたのならできるだけ長く利用していただけるように、初回でデイサービスの印象をよくしておきましょう。

櫻絢音
櫻絢音

利用者様の席を介護士側で決めるのは「ナンセンス」という意見もありますが、高齢になると合わない人間関係になるのは大変難しくなります。
最初のうちに、利用者様同士の人間関係が問題になりそうな要素は排除しておくほうがベターです。

利用日初日の最後に振り返りをする。

契約の時点で集めた利用者様の情報と実際にデイサービスを利用した時の利用者様の様子が違うことがあります。

 

私たちも職場で仕事をしている時とお休みで自宅にいる時の様子が違うように利用者様もデイサービスを利用している時と自宅にいる時で様子が違うものです。

 

「家では息子の嫁に厳しいが、デイサービスでは新人介護士にも優しい」という自宅とデイサービスでのギャップがある方は珍しくありません。

 

デイサービスでの利用者様の様子も一つの顔なので、しっかりと情報を集めておきましょう。

初回利用で集めておきべき利用者様の情報(様子)

  • 入浴時の様子
  • 排泄介助時の様子(使用されている排泄用品等も)
  • アクティビティー(レクや機能訓練に参加されているときの様子)
  • 送迎(送迎時の注意事項や、自宅到着してから乗り込まれるまでの時間等)
  • 食事(食事されている時の様子や食事量)
  • 今後、排泄介助は必要かどうか。
  • その他特記事項。

まとめ

櫻アリス
櫻アリス

初めて利用契約業務を行う時のポイント

・契約業務の8割は事前準備。
・契約当日の流れを把握しておこう。
・上司に見てもらって利用契約の予行練習をしておこう。
・契約した後は、情報を整理して他の介護士に周知しておこう。
・初回利用時の対応方法でその後も利用者様が利用していただけるかどうかが決まる。
・初回利用時の利用者様の情報を集めておこう。

スポンサーリンク





コメント

トップへ戻る