結論:カレンダーに広報誌の編集に関する予定をカレンダーに書き込んで、毎朝書き込む！！
この記事の対象者
- 広報誌の編集長になりたての介護士
- 締め切りを守れるかどうか不安な広報誌の編集長
- 広報誌の年間計画に悩んでいる編集長
5年ほど介護施設の広報誌の編集長になった私が最初に抱えたストレスが「広報誌の期限」です。
- 広報誌の編集が何も決まっていない。
- 時間ばかりすぎてしまって会議で決めたことが何一つ進まない。
- テーマを決めるのにも１ヶ月以上かかってしまった。期限までに広報誌を提出できるのか不安だ。
普段の仕事をこなすのもいっぱいいっぱいなのに、「広報誌の編集長の仕事をする時間を確保できないよ」って思いますよね。
この問題を解決する方法は
時間を管理することです。
上司からも時間管理をしろって言われるけど、具体的に何をすれば良いかわからない。。
でも、実は時間管理をする一番簡単な方法は
１、毎朝手帳でスケジュールを確認する。
２、毎日、仕事のスケジュールを追加、修正する。
３、仕事の期限を毎日確認する。
ことです。
立てた計画がその通りに行くことはまずありません。
まずは、「今日、何ができて何ができなかったか」
仕事の整理をすることから時間管理することができます。
- この記事を読むとできるようになること
・編集メンバーの仕事の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになる。
・広報誌のテーマを１週間程度で決まられるようになる。
・広報誌の作成中にトラブルがあっても締め切りを守れるようになる。
私が広報誌の編集長になってから始めた習慣も「毎朝、手帳で仕事のスケジュールを見る」ことです。それから、計画が遅れてもスキマ時間でやりくりできるようになりました。
広報誌の期限を守る広報誌作り３つのポイント。
期限を守るために、あなたはまず何を決めないといけないと思いますか？
- テーマやコンセプト
- 取材先に何を聞くのか
- 今年度の編集メンバーの仕事の振り分け
- 会議の日程
- 広報誌のレイアウト
どれも不正解です！！
まず最初に決めないといけないのは締め切りです。
そんなの当たり前じゃない！！
たしかに、その通りです。
でも、締め切りにはいろんな締め切りがあるのを知っていましたか？
締め切りの種類
- 取材でもらった情報や写真も編集長の手元にもらう締め切り。
- 取材した内容を仮の紙面にする締め切り。
- 上司に了承をもらう締め切り。
- 業者に広報誌の印刷依頼をする締め切り
- 広報誌が完成版を発送する締め切り。
各工程に締め切りがあります。
実は、気がついたら「締め切りが差し迫っている」状況になってしまうのは締め切りが決まっていないからです。
広報誌を発送する締め切りだけではなくて、広報誌を作る各工程に締め切り決めてください。
小学校の夏休みの宿題も、夏休みが終わりかけの頃に必死にやるでしょう？
同じように、広報誌も細かく設定することで常に「締め切り」を意識することができます。
１、編集会議を開く日時を決める。
２、広報誌のレイアウトを決める。
３、広報誌のテーマを決める。
４、取材する。
５、取材した内容を記事に埋め込む。
６、広報誌の誤字、脱字の見直し。
７、上司に了承をもらう。
８、印刷、発送作業。
締め切りは意識しないと始まらないですが、それだけでは締め切りを守ることはできませんよ。
【ポイント１】〆切から逆算して予定を立てる。
介護施設の広報誌の編集長は日中の「介護業務」もしながら広報誌を作っています。
私もかつて編集長だったときはそうでした。
介護業務は「人」が相手なのでその日によって「広報誌」にかける時間を作れない日もあります。
なので「自分が思っているよりも多め」に締め切りをとっておくことがポイントです
編集長だった私はこんな感じで締め切りを決めていましたよ。
１、編集会議を開く日時を決める。（毎月第３火曜日にしているから0日）
２、広報誌のレイアウトを決める。（後から変更してもいいから１週間）6月３日
３、広報誌のテーマを決める。（去年とはイメージを変えたいので２週間）6月１０日
４、取材の日程を決める。（取材先の都合も考えて１ヶ月）6月24日
５、取材した内容を記事に埋め込む。（写真選びと言葉選びは結構時間かかるから１ヶ月）7月24日
６、広報誌の誤字、脱字の見直し。（これはメンバー全員でやれがすぐだから１週間）8月24日
７、上司に了承をもらう。（割と了承が通りにくいから１ヶ月ぐらいはいるかな？）8月31日
８、印刷、発送作業。（最終的な締め切り）９月30日
編集メンバーへの仕事の依頼や取材先への取材をお願いするときに「締め切り」を必ず伝えてください。
「締め切りがない」＝「いつ出してもいい」＝「〆切を守らなくてもいい」となります。
編集メンバーも取材を依頼する先も「介護士」です。
広報誌の編集だけが仕事ではありません。
なので、広報誌のことは後回しになりがちです。
締め切りを伝えることは「この日までに提出していただけますか？」という約束をすることです。
締め切りを決めないといつまで経ってもお願いしたことをやってくれませんよ。
【ポイント２】カレンダーに広報誌作りの予定を毎日確認する。
私の場合は広報誌の各工程の締め切りを書いたカレンダーをマイデスクの上の真ん中に貼り付けていました。
日中は介護業務をしながら、空き時間で広報誌の仕事をやっていたからです。
正社員だった頃、介護業務の他にも１０以上も事務仕事を抱えていたので毎朝自分のカレンダーを見ないと仕事を管理することはできませんでした。
毎日、カレンダーで広報誌の締め切りを確認することで
- 次の広報誌の工程の締め切りまであと何日あるか。
- なんの仕事が遅れているか。
- 前倒しして取り組める仕事はあるか。
- 他の編集メンバーにお願いできる仕事はないか。
- 広報誌を作るために今日しないといけないことが明確になる。
というメリットがあります。
「毎日、その日のスケジュールを確認する」ことは締め切りと仕事の進捗状況を意識することになります。
カレンダーを見ることは締め切りを意識することです。
【ポイント３】取材には時間がかかることを意識する。【取材周りの仕事は前倒ししてやる】
編集長でもコントロールしにくいのが取材の時間短縮です。
なぜなら、取材を依頼する部署の人も「介護」の仕事をしながらだからです。
私の場合は取材用の用紙に必要な情報を記入してもらってファックスを送ってもらうという取材方法をとっていました。
お互いに日中お話しする時間をあまり取れなかったからです。（もちろん、取材する内容や広報誌のコンセプトの説明については事前に電話にて連絡しています）
時間のかかる取材の内容
- 定期的に施設へ来てもらっているボランティアのこと。
- 写真（ご本人やご家族の同意が必要な場合もある）
- 感想を伴うもの。
それ以外の取材周りの仕事を予定より前倒しにしてやっていきましょう。
- 締め切りから逆算して予定を立てる。
- カレンダーに「広報誌作り」の予定を書き込んで毎朝、確認する。
- 取材には時間がかかる。
もし、取材先に出向けるのであればそのほうが早いです。
「もう締め切りに間に合わない‼︎」広報誌の編集を妨げる５つのトラブル【最大の原因は「人の動き」です】
予定通りに「広報誌」を作りたいですよね？
でも、そうはいかないのが「広報誌」です。
なぜ、予定通りに作れないかというと「人を動かす」ことができていないからです。
- メンバーが仕事できていない。
- 上司から何度も修正を依頼される。
- 日中の介護業務が忙しすぎて広報誌の仕事ができない。
- 写真がぼやけているあるいは使用できない写真。
- 取材を依頼した先の協力を得られない。
自分も含めて、「人を動かす」って思い通りに行かないですよね。
ここでは、締め切りに間に合わなくなるトラブルを紹介します。
トラブルはつきもの。
トラブルの解決策を持っておくと、「締め切りに間に合わない」とストレスに感じることが少なくなります！！
メンバーと連絡を取れていない……【いますぐLINEグループを作る】
「広報誌」以外の仕事が忙しいからと連絡をしていないとそのままにしておくと、編集長のあなたが気づいた時には取り返しが難しい状態になっていることがあります。
私も、メンバーに取材の「指示」だけ出して途中経過を確認して気がついたら全く取材できていなかったり、レクリエーションの時の利用者様の様子の情報が欲しいのに入浴のサービスを聞いてきたりとろくなことがありませんでした。
でも、自分の部署の仕事もしながら連絡取るって大変よね。会議の日程を合わせるだけでも大変なのに・・・・・
そこでおすすめの解決策が
広報誌の編集メンバーのLINEグループを作るです。
- メッセージを読んでいるかどうかがわかる。
- 会議の設定をしやすい。
- 各メンバーが都合の良い時間にメッセージを確認することができる。
- 名前の前に「＠」をつけると、特定のメンバーにメッセージを読んでもらいやすくなる。
- 複数で同時通話ができるので、リモート会議もできる。
- 会議の日程調整もできる
LINEで日程調整の仕方
もし、「LINEグループ」の方法が合わなかったらすぐにグループを解散することもできます。LINEグループの作成も解散もボタンひとつで簡単にできますよ。
上司から何回も修正を依頼される【取材が終わったら１週間以内に上司へ提出する】
なんとか、広報誌の記事ができた。あとは上司に了承をもらうだけだわ。
部長、広報誌が出来上がりました。確認をお願いします。
おー、できたんか。どれどれ・・・。
・・・・・・・・・
んー、ここの来月オープンする施設だけどね。
建物が出来上がって明日が竣工式だから、その内容も入れてね。ということでやり直しで。締め切りまでにお願いね。
はい、わかりました・・・・・・。
部長、この前「それはいらないよ」って言ってたののなー。締め切りあと１ヶ月。どうしようかな？
上司からの修正依頼。
一回や二回でも締め切りが厳しいのに。
何度もつき返されるとストレスが溜まります。
できるだけ、1回で上司に了承をもらうポイントは
- 週に1回、担当の上司に広報誌の進捗状況を伝える。
- 広報誌の計画を立てたら上司に報告する。
- 一つの写真を取る角度を変えて５枚以上もらう。
- 広報誌で一番伝えたいことを一言で説明できるようにする。
- 集めた写真と情報を記事を１週間以内にまとめて上司に広報誌の原稿を提出する。
記事に必要な写真と情報が集まったら、完成度が低くてもとりあえず完成させてすぐに上司へ提出するのが締め切りを守る鉄則です。
提出→修正依頼→修正→再提出までの期間が長ければ長いほど上司はさらに厳しい要求をします。
確認をしてもらった時とは全く考えが違ってくるからです。
なので、紙面のレイアウトは取材前に決めておいて取材後は写真と情報を枠に入れ込むだけにしましょう。
日中業務が忙しすぎて広報誌の仕事ができない【毎朝仕事まえに手帳を見る習慣をつける】
私、介護士だし手帳を持つほどの仕事はしてないよ‼︎
毎日手帳を見ない＝時間管理ができていないことと同じです。
私も同じように手帳を持っていませんでしたが、仕事が多くなると自分の仕事の管理ができなくなっていました。
私の場合は月末になると
- 提供票の整理
- デイサービスのレセプト作業
- 次月のレクリエーションに必要なレク材の作成
- その月の利用者様のモニタリングの作成
- 定例会議の会議録の作成
仕事量が多くて「今日何をしないといけないのか？」把握できない状態になっていました。
結果、月末は日付を超えて帰宅することも少なくありませんでした。
手帳で毎朝自分の仕事のスケジュールを見るようになってからは、「スキマ時間」で広報誌の仕事もできるようになりました。
- 時間がない
- 毎日残業ばかりでつらい
- 忙しい
というのが口癖になっている方は、ぜひ今日から習慣にしてみてください。
私は毎朝、手帳で自分の仕事のスケジュールを確認するようになって、1日に３０分は「スキマ時間」を広報誌の仕事に当てることができるようになりました。
写真がぼやけている、あるいは広報誌に使うのにNGな写真。【一つの箇所につき５〜６枚以上写真をとってもらう】
読者が写真をみて理解できること
- 利用者様が笑顔で過ごされているかどうか？
- 働きやすい雰囲気の職場か。
- 建物の雰囲気。
- どこに施設の建物があるか。
- レクリエーションをやっている時の様子。
広報誌にとって写真は「命」です。
あなたの施設が「どんな施設か？」を伝えるのに文字だけだと正確に伝わりにくいからです。
たとえば、車をみたこともない人に「ベンツ」の説明をする時に、ベンツの写真も見せて説明した方が相手も理解できます。
広報誌の写真がぼやけていることはあなたの施設のことを正確に伝えられていないことなのです。
ここで問題なのが
依頼した写真がぼやけている写真ばかり
だった場合です。
もらった写真が全部ぼやけている・・・
もちろん、写真をもらい直さないといけません。
ぼやけてはいなくても広報誌に載せるのにはNGな写真だと意味がありません。
✖️NGな写真の例
- 写真がぼやけている。
- 何をしているところかわからない写真。
- 広報誌に写真を乗せて欲しくない利用者様、職員が写っている写真。
- 法人として「まだ公開して欲しくない」写真。（新施設のサービスなど）
- 公序良俗に反する写真。
取材先の職員は介護士か相談員で「プロのカメラマン」ではないのである質を確保できないのは仕方ありません。
なので写真を使う１箇所につき５〜６枚、撮影する角度を変えた写真をもらいます。
１枚は使えなくても残りから１枚でも使えたら良いのです。
広報誌で使う写真を依頼の仕方
- いつ
- 誰と誰が
- どこで
- 何をしている写真で
- 写っている人のどんな表情の写真
を５〜６枚を依頼する。
琴音さん、今度「デイサービスの行事食特集」をするので利用者様が来週の昼食の寄せ鍋を笑顔で召し上がっている写真を５〜６枚もらえませんか？
利用者様が「寄せ鍋」を笑顔で食べているところの写真ね。わかりました。
コメントとして、利用者様を２〜３人に絞って感想もいただけると嬉しいです。
「下手な鉄砲も数打てば当たる。」
プロのカメラマンではなければ数で勝負です。
取材先の協力を得られない。【その広報誌を発行することで取材先が得られる利益を伝える。】
取材に非協力的な部署は
- 日中の業務が忙しいから取材を受ける時間なんかない。
- 写真を取るだけの人員を確保できない。
- いつでもできる仕事でないからタイミングが難しい。
と言ってなかなか協力してもらえません。
取材先からしたら「仕事が増えて」しまいます。
介護施設で暇な時間なんてありません。
取材先の部署からすると取材の時間を確保するのも一苦労なのです。
取材に協力してもらうポイント
- なんのために広報誌を発行しているのか。
- 誰に向けて情報発信をしているのか。
- 今回、その広報誌を発行することで取材先にどんなメリットがあるのか。
- 取材先の部署も多忙であることを受け入れる。
- 編集長の広報誌の作成に対する熱い思い。
- それでも協力して欲しいことをお願いする。
ただ、「協力して欲しい」だけでは取材先も協力してくれません。
取材を依頼するときの説明はポイントをおさえて端的に話しましょう。
依頼するときに締め切りも伝えましょう。
広報誌の締め切りを守るための裏技３選
広報誌の締め切りを守るのに「時間管理」は鉄則です。
広報誌の編集にかかる時間管理に関して私が意識したのは
- 立てた編集計画の予定と実際の進捗状況とのズレの把握。
- 編集メンバーの動きの把握
- 時間の節約
です。
- 過去のテーマを使い回す。
- 取材した写真や原稿をGドライブで共有する。
- グループラインを作る。
は「時間の節約」の裏技です。
しかも、今すぐ簡単にできます。
この裏技は「毎日、手帳で予定を確認すること」が習慣になっていることが前提です。
過去のテーマを使い回す。【テーマを考える時間の節約】
広報誌を作るのに最初の壁が
「広報誌のテーマ」を考えることです。
- ほとんどのネタをやり尽くしているので何をすれば良いかわからない。
- やっていることは「介護」で大きく施設のサービスが変わっているわけではない。
- 編集メンバーに聞いてもても良い案がない。
時間だけがすぎていってテーマが決まらない。
編集長になりたての頃は私も悩まされました。
テーマを考え始めて１週間経っても決まらなければ「過去の広報誌」のテーマで作りましょう。
えっ！？1回やったテーマでまた広報誌を作ってもいいの？
はい、全く問題ないです。
過去の広報誌のテーマを使いまわして良い理由
- 介護施設が大きく変わるとまでは読者は期待していない。
- 読者が過去の広報誌を読んでいても忘れてしまっている。
- 取材対象者（利用者様やボランティアの方）のコメントを「」で記事にすれば以前とは違う広報誌が出来上がる。
「」のコメントを変えれば同じテーマでも全く違う広報誌が出来上がる。
サービスが変わっていなくても、施設の利用者様や働く職員は変わっています。
人が変わればコメントも変わります。
過去の広報誌テーマにするときの注意点
- 前回とは全く同じ内容にはしない。（最低でも1年以上前のもの）
- 誰に向けて広報誌を作るのか、読者の姿を想像する。
- 伝えたいメッセージを１つ決める。
- 取材はやる。
読者にメッセージが伝わらなければ広報誌の意味がありません。
取材した写真や原稿はGドライブで共有する。【各メンバーの進捗状況の把握】
GドライブはPC上で編集した原稿や写真を編集グループで共有するのに便利なツールです。
Googleのアカウントがあればすぐに利用できます。
ただ、施設に職員だけが使えるサーバーがあってネットワークで部署同士が繋がっている場合はそれを使用してください。
広報誌編集メンバーのグループラインを作る。【メンバーに指示を出しやすい】
LINEグループの最大のメリットは「既読」機能で、メッセージを読んでいるかどうかが一眼でわかることです。
電話や直接対面してでの会話は「時間調整」をしなければいけません。
自分も相手も負担です。
そこで通常の連絡手段としてLINEグループを使うことをオススメします。
グループLINEを使うメリット
- メッセージを既読しているかどうかが分かる。
- パソコンで編集した原稿や写真も送れる。
- 会議の日程を調整しやすい。
- 名前の前に「＠」をつけると個別で注意を促すことができる。
- 各メンバーの都合の良い時間でメッセージを見ることができる。
- メンバー間でスムーズに連絡を取りやすい。
裏技はあくまでも「毎朝、手帳で仕事の予定を見る」を習慣化している前提です。
まとめ
- 締め切りから逆算して予定を立てる。
- カレンダーに広報誌作りの予定を毎日確認する。
- 取材には時間がかかることを意識する。
時間管理をするのが難しいと感じたら、まずは毎朝手帳を見る習慣をつけましょう。
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