【サクッと外出イベントを計画】「楽しかった」を提供するなら準備が9割

外出イベントって普段より人員がいるし、やることも増える。

正直言って、めんどくさいんです。

確かに、外出イベントにはリスクを伴います。

トラブルを防ぐための対策を立てるのも一苦労です。

私自信も外出イベント前には

かなり不安になりました。

でもきっちりと準備をして、事故なく外出イベントを実施すると。

デイサービスか病院以外ほとんど外出の機会がない利用者様にとって、デイサービスで外出イベントを実施してもらえるのは喜びです。

私たちの言うところでの「ディズニーランド」へ行けるのと同じ。

高齢者を外出させるのに必要なのは、利用者様の状態の把握と介助力です。

その両方を持っているのがあなた。

つまり、デイサービスの職員なのです。

あなたの企画で「ああー、また来年も行きたいなー」って言ってもらえる外出イベントにしてみませんか？

その方法は事前準備なのです。

不安なく外出イベントを企画・実施する５つ段取り（計画の流れ）

外出イベントが事故なく安全に成功するかどうかは段取り9割です。

もちろん、計画的に準備をしたからといってイレギュラーが全く起こらないわけではありません。

しかし、順序よく準備をすることでトラブルの予防あるいは起こってもスムーズに解決することができます。

外出イベントは利用者様にとっては「外の空気を吸う」だけで目的はほぼ達成。

あとは「いかに無事」に過ごすかです。

まずはこの流れでチェックリストを作ってください。

このチェックリストをもとに準備をしていく。

準備完了したらレ点チェックして、進捗状況を確認できるようにしておきましょう。

外出イベントでも特に大事な段取りの５つが以下のものです。

ここさえ抑えればイレギュラーがあっても対応しやすくなります。

なぜなら、この５つが一番手間と時間がかかるからです。

外出イベントの対象者を決める。

まずは誰を対象にするのかを決めましょう。

全員参加が一番揉めなくて済みます。

と思っていても、

と思っている方もいらっしゃいます。

基本は全員に参加の希望を聞いておくのが無難です。

でも、外出イベントはいつも以上に人手が必要になります。

必ず、参加票を提出してくれない利用者様が出てきます。

その場合も電話や送迎時に家族様に確認しないと、利用者様から「私も参加するつもりだったのに」と言われます。

全員に参加希望を聞くのであれば、確実に全員に参加希望を聞きましょう。

全員が参加できない場合は、外出行事の案内の手紙にそのことを記載しておくと良いでしょう。

事前に利用者様に理解を得られるように説明をしておけば問題ないです。

まったく外出行事を計画しないより、人数制限で多少は外出行事を計画する方が、利用者様の楽しみが増えます。

外出行事を実施する計画書作成する。

外出イベントを企画、実施するのに「計画書」の作成が必須です。

計画書がなければ何にも動かせません。

自動車を作るときの「設計図」と一緒なのです。

計画書を作る時のポイントは「当日の流れを意識しながら」です。

頭の中で考えることを言葉にし、イメージすることで問題点が見えてきます。

それがもので解決できることもあれば、スタッフの動きによることもあります。

計画書は他のスタッフにも伝えるためのマニュアル的な側面もあります。

他の職員に誤解されないように正確に分かりやすく書きましょう。

上司に相談をし、外出イベントの許可を得る。

外出イベントで利用者様の楽しみが増えます。高齢になると外出は病院かデイサービスになりがちだからです。

あなたのデイサービスでの利用を続けたくなる理由の一つになります。

一方で、外出イベントはリスクも潜んでいます。

施設としては本当に必要な外出だけを許可したいわけです。

お金の問題は施設の経営を続けるのに無視できませんし、事故が起こると後処理に非常に時間がかかるし手続きも複雑。

だから、上司に相談という形で外出イベントの許可をもらわないといけません。

実は外出イベント計画書ってマニュアルだけでなくて、上司へのプレゼン資料の役割もあります。

あなた→直属の上司→外出を許可できる上司という感じでプレゼンしていきます。

直属の上司に都度相談しつつ、細かいところを修正しながら計画書の作り方を覚えるのが近道です。

計画書の書式は施設によって違います。

どんな書式か確認しておきましょう。

案内文の作成、配布、回収

上司から外出行事の計画の承認を得たら案内文（参加票付き）の作成、配布に取り掛かりましょう。

できれば、参加票もフォーマットに入れておいて参加を希望される方は名前を記入して提出してもらうように一声かけてください。

そこまでしても、「私行きたかったのに」と言われる方もいらっしゃるので、参加票を提出されてない方もリストアップして参加の意向を聞き取りしましょう。

【デザイン・PCが苦手でもOK】残業を最小で外出イベントお知らせの作り方

外出イベントのお知らせを作ったけど、何度も上司から「再提出‼︎」って言われる。「他にも準備することがたくさんあるのに〜！」。お知らせをサクッと作って残業を減らす方法は「マネ」「スキマ時間」「誤字・脱字の確認」です。「マネ」「スキマ時間」を解決する方法を伝授します。

masahirotanaka1984.com

2023.03.17

挿入する画像については一眼見て「どんな外出イベントか？」分かるものがベストです。

（よくあるトラブル）

（２週間後）

（外出イベント当日）

チェックリストでお知らせを利用者様全員に配布しても出てくる「私も行きたかった」問題。

実は、お知らせを配布しても見ていないために起こってしまいます。

それ以外にも、参加票には「不参加」となっていても当日になって気持ちが「参加したい。」に変わる利用者様もいます。

正直めんどくさいです。

でも、そんなめんどくさいことをするから利用者様を笑顔にすることができます。

これらを解決するのは３つあります。

利用者様の中には、「私忘れられてたー」とおっしゃる方もいらっしゃいます。

たとえ、あなたに落ち度はなくても利用者様にその事実を完全んい理解してもらうのは難しいです。

あなたの気持ちは不本意かもしれませんが、まずは謝罪をしましょう。

外出イベント参加者の日程調整。

日程調整で利用者様が笑顔になれるかどうかの重要ポイントです。

なぜなら、利用者様同士の人間関係って改善するのがほぼ不可能だからです。

どの利用者様とどの利用者様を一緒にするべきか、あるいは一緒にしないのか？

外出イベントの内容以上に気を遣う場面です。

初めての外出イベントの企画で全てを自分でするのは不可能です。

必要なところで、先輩や上司を頼りましょう。

実は、上司や先輩はあなたに頼ってもらうのを待っているのです。

外出イベントまでにやっておく準備物

外出行事を実施する際に、準備物が揃っていないと外出行事が不便なものになるだけでなく、場合によっては外出できない場合もあります。

事前の準備物の確認は怠らないようにしましょう。

大きく分けて３つに分類。

外出イベントによって多少違ったりします。

昨年の計画書を参考に準備しましょう。

（外出イベント当日）

こうならないためにチェックリストで荷物確認をしましょう。

外出イベントに必要なもの

これはないと外出イベント自体で困るもの。あるいは、いざという時あると便利なものも含まれます。

特に携帯電話は必須アイテムです。

イベント中に事故などのイレギュラーがあったり、交通渋滞で帰るのが遅れる時などに施設へ連絡、相談するのに必要になります。

外出前に電池があるかどうかも確認しておきましょう。

準備物はセットにしてまとめておくと持ち出す時、外出イベント終了後の片付けの時に簡単で済みます。

利用者様に持参をお願いするもの

外出イベントによっては利用者様にお願いしないといけない準備物もあります。

例えばお土産代。

みかん狩りであれば、お土産を買うことができる場合もあります。

その場合は、お土産代を持参してもらいましょう。

雨天の場合は、基本的には中止にする方が無難です。

事故リスクが上がるから。

しかし、日程の都合上小雨が降りそうな微妙な天気の場合はやらないといけない場合もあります。

そんな時は、念の為雨具も持参いただけると事故リスクを減らせるようになります。

チェックリストで忘れ物を防ぐ

外出イベントに必要な準備物を忘れると、非常に困ることになります。

利用者様が便失禁しているのに何もできず、車の中が便臭だらけになったり。

荷物の準備をするときにチェックリストを作って持ち物確認をすると忘れ物を防げます。

チェックリストで準備ができたら「レ点」をつけます。

全てチェクしたのを確認してから出発します。

できれば、外出する回数分だけチェックリストを作っておきましょう。

タオル類やウエットティッシュなど、消耗品はカバンからない場合があります。

事前予測で解決！外出イベントでのトラブルを防ぐ唯一の方法【予測】

事前に準備していてもトラブルが起きてしまうのが外出イベントです。

せっかく、利用者様に楽しんでいただくため実施したのに、転倒事故。

最悪な状況ですね。

トラブルを解決する最善の策は「予測」です。

よくあるトラブルを参考にして予測を立ててみましょう。

未然に対策の立てられるものもありますが、天候の場合は変更しようがありません。

事前に予測を立てていても、予測していないことも起こることもあります。

いろんな対策を立てられますが、中でも５つに絞って誰で実践できる解決策をお伝えします。

ただし、外出イベント前に利用者様全員の「バイタル」の確認は言うまでもなく絶対です。

入浴前にバイタルを確認するのと一緒です。

あまりにも高い場合は中止も検討します。

目的地までのルート確認

外出イベントの移動距離は、送迎の時間より長くなる場合があります。

そうなると、利用者様の体調が気になるところです。

さらに、移動は送迎車になるので事故リスクも高くなります。

そこで事前に施設から目的地の道を実際に走ってみて目的地までのルートを調査しておくます。

使う道の混雑状況は曜日や時間により大きく変わります。

使う道の特徴を把握しておくと、ある程度予測しやすくなります。

あとは、利用者様個別の特徴と照らし合わせればある程度のトラブルを防ぐことができます。

利用者様の状態と行動パターンを予測

気づいたら利用者様がいなくなっている。

外出イベントで一番怖い事故です。

利用者様の行動はある程度パターン化されています。

利用者様の状態を見極め、毎日の行動パターンを把握していればトラブルの起こしやすい利用者様がわかってきます。

トラブルを起こしやすい利用者様は重点的にマークしておきます。

普段はそれほど目立たない行動でも、外出することで感情の振り幅が大きくなってトラブルを起こしてしまいます。

また、デイフロアとは違って屋外は転倒する罠がたくさん。

ふらつきなく歩行されている利用者様でも転倒する危険性があるのが外出イベントです。

マークするほどでない利用者様も見守りをする必要があります。

重点的にマークしないといけない利用者様をマークしつつ、他の利用者様も見守りましょう。

転倒しそうなポイントには近づかないように声かけをしておくと転倒を防げます。

天気予報の確認

外出イベントが近くなるとマメに天気予報を確認しておきましょう。

少なくとも1日に１回は天気予報の変化に気を配る。

特に季節の変わり目は、この前の予報と全く違うことが多くなります。

雨が降ると転倒しやすくなるのは言わずもがな。

実は雨以外にも気にする項目があるんです。

天気は雨だけでなく、気温も重要。

気温によっては水分摂取を促すタイミング、持参していただく防寒具、雨具が変わってくるからです。

前日に必要な持参物の声かけも忘れずに！！

物品の準備

物品の準備は大切です。

なぜなら、物品があることでトラブルが起きてもすぐに解決する場合もあるからです。

例えば、高齢になると排泄機能が低下します。

外出前にトイレに行っていただいても、急に尿意、便意が出てきて催してしまうことも。

そのまま車に乗車したままだと車中が尿臭、便臭に見舞われてしまいます。

そうならないようにリハビリパンツの予備を持参しておく。

事前に荷物の準備はトラブルをスムーズに解決してくれます。

物品の準備については「外出イベントまでにやっておく準備物」で詳細に解説してます。

必要な人員の確保

外出イベント中のトラブルを防ぐポイントは「人員」です。

どれだけ事前に危険予測をしていても、人員が足りなければトラブルを防げません。

常にマークしないといけない利用者様が２人いれば、１人では安全に外出イベントを実施できないからです。

人員を確保できても、うまく動きが取れなければ意味がありません。

常に声を掛け合いながら外出イベントを実施しましょう。

まとめ

外出イベントは普段とは違い利用者様のテンションが高くなりがち。

しかも、普段とは違う環境になります。

それ故、普段では考えられないトラブルに遭遇する確率が高くなります。

だからこそ、事前準備でトラブルの芽を取っておきます。

まずは、計画書を作って頭の中でイメージしてください。

頭の中で考えてるだけでは一歩も進みません。

高齢者の外出イベントに特別なものは入りません。

なぜなら、外の空気を吸えるだけで満足されるからです。

つまり「外出」に飢えています。

だからこそ、トラブルを事前に防ぎ利用者様に取っての「ディズニーランド」、外出イベントをプレゼントしましょう。

こんな会話ができるとまた企画したくなってきます。

レクリエーションを楽しいものにするにはまずあなたが楽しむこと。

外出イベント以外にも通じる楽しいレクリエーションの作り方です。