結論：外出イベントは準備が９割です。
外出イベントって普段より人員がいるし、やることも増える。
正直言って、めんどくさいんです。
- 計画を立てるのがめんどくさい。
- 準備するのがめんどくさい。
- わざわざ転倒のリスクを上げる必要があるのか疑問。
確かに、外出イベントにはリスクを伴います。
トラブルを防ぐための対策を立てるのも一苦労です。
私自信も外出イベント前には
これで明日から外出イベントをして大丈夫かしら？
かなり不安になりました。
でもきっちりと準備をして、事故なく外出イベントを実施すると。
デイサービスか病院以外ほとんど外出の機会がない利用者様にとって、デイサービスで外出イベントを実施してもらえるのは喜びです。
私たちの言うところでの「ディズニーランド」へ行けるのと同じ。
ディズニーランド行けるの？楽しみ！！
高齢者を外出させるのに必要なのは、利用者様の状態の把握と介助力です。
その両方を持っているのがあなた。
つまり、デイサービスの職員なのです。
あなたの企画で「ああー、また来年も行きたいなー」って言ってもらえる外出イベントにしてみませんか？
その方法は事前準備なのです。
不安なく外出イベントを企画・実施する５つ段取り（計画の流れ）
外出イベントが事故なく安全に成功するかどうかは段取り9割です。
もちろん、計画的に準備をしたからといってイレギュラーが全く起こらないわけではありません。
しかし、順序よく準備をすることでトラブルの予防あるいは起こってもスムーズに解決することができます。
外出イベントは利用者様にとっては「外の空気を吸う」だけで目的はほぼ達成。
あとは「いかに無事」に過ごすかです。
外出行事の計画〜実施までの流れ
- 外出行事に参加する対象者を決める。
- 計画書を作る。
- 上司に相談して許可を得る。（必要であれば、予算のお伺いもする）
- 案内文の作成、配布。
- 外出行事参加者の参加日程の作成とお知らせ。
- 準備物の準備
- 実施。
- 振り返り
まずはこの流れでチェックリストを作ってください。
このチェックリストをもとに準備をしていく。
準備完了したらレ点チェックして、進捗状況を確認できるようにしておきましょう。
外出イベントでも特に大事な段取りの５つが以下のものです。
ここさえ抑えればイレギュラーがあっても対応しやすくなります。
なぜなら、この５つが一番手間と時間がかかるからです。
外出イベントの対象者を決める。
まずは誰を対象にするのかを決めましょう。
外出イベントの対象者の決め方
- 全員参加
- くじ引き
- レクリエーション（ゲーム）の景品
- デイサービスのスタッフが決める（抽選という名目）
- 皆勤賞の景品
全員参加が一番揉めなくて済みます。
あの利用者様、いつも傾眠強いから外出イベント希望しないじゃないかな？
と思っていても、
わし、次のみかん狩り楽しみだな？
と思っている方もいらっしゃいます。
基本は全員に参加の希望を聞いておくのが無難です。
でも、外出イベントはいつも以上に人手が必要になります。
全員に参加希望を確認する流れ
- 実施可能な日程を設定する。（2〜3日程度の予備日を設けておくと、調整しやすいです）
- 外出行事参加の案内のお手紙（参加されるかどうかの確認表付き）を作成し、利用者様に配布する。
- 外出行事参加希望の確認票を回収する。（締め切りの期限は「●月△日」のように具体的な日にちを記載しておきましょう）
- 参加希望の確認票の未回収の方に参加希望を確認する。
- 利用者様全員に参加希望を確認したらいつどの利用者様に、外出行事へ参加されるか日程を調整する。
必ず、参加票を提出してくれない利用者様が出てきます。
その場合も電話や送迎時に家族様に確認しないと、利用者様から「私も参加するつもりだったのに」と言われます。
全員に参加希望を聞くのであれば、確実に全員に参加希望を聞きましょう。
全員が参加できない場合は、外出行事の案内の手紙にそのことを記載しておくと良いでしょう。
事前に利用者様に理解を得られるように説明をしておけば問題ないです。
まったく外出行事を計画しないより、人数制限で多少は外出行事を計画する方が、利用者様の楽しみが増えます。
外出行事を実施する計画書作成する。
外出イベントを企画、実施するのに「計画書」の作成が必須です。
計画書がなければ何にも動かせません。
自動車を作るときの「設計図」と一緒なのです。
イベントの時に計画書が必要な理由。
- 上司の許可をもらうためのプレゼン資料。
- 外出イベントを実施するときの危険予測をする。
- 利用者様が急に意識を失うなど、イレギュラー（突発的な出来事）が起きたときでも適切に素早く対応できるようにする。
- 準備物の確認。（準備物が不十分だと利用者様に楽しんでいただく事ができません）
- 当日の時間管理がしやすくなる。
- どの職員が外出イベントを実施しても同じように対応できる。（外出行事のマニュアル）
この日は入浴の人数が多いから、絢音さんに当日の外出をお願いしよう！
計画書を作る時のポイントは「当日の流れを意識しながら」です。
頭の中で考えることを言葉にし、イメージすることで問題点が見えてきます。
それがもので解決できることもあれば、スタッフの動きによることもあります。
でも計画書に何を書けばいいんだろう・・・
外出イベントの計画書で載せるべき項目
- 当日の流れ
- 実施期間あるいは実施日
- 計画書作成の日付（修正したら日付も修正する。）
- 参加対象者
- 実施の目的（通所介護計画書に書かれているような内容）
- 前日までに準備しておくもの
- 利用者様に持参をお願いするもの
- 転倒事故、交通事故、その他のトラブルが起きやすいタイミングの予測と対策の申し送り
- 施設〜目的地までで使うルート
計画書は他のスタッフにも伝えるためのマニュアル的な側面もあります。
他の職員に誤解されないように正確に分かりやすく書きましょう。
計画書ができて時点で夕礼や会議等で他のスタッフに説明をしておきましょう。
上司に相談をし、外出イベントの許可を得る。
外出イベントで利用者様の楽しみが増えます。高齢になると外出は病院かデイサービスになりがちだからです。
あなたのデイサービスでの利用を続けたくなる理由の一つになります。
一方で、外出イベントはリスクも潜んでいます。
外出イベントのリスク
- 交通事故、転倒事故
- ガソリン代などの経費
- 必要な人員が増え、人手不足or人件費
施設としては本当に必要な外出だけを許可したいわけです。
お金の問題は施設の経営を続けるのに無視できませんし、事故が起こると後処理に非常に時間がかかるし手続きも複雑。
だから、上司に相談という形で外出イベントの許可をもらわないといけません。
その時に必要になるのが「外出イベント計画書」。
外出イベントの計画書で載せるべき項目
- 当日の流れ
- 実施期間あるいは実施日
- 計画書作成の日付（修正したら日付も修正する。）
- 参加対象者
- 実施の目的（通所介護計画書に書かれているような内容）
- 前日までに準備しておくもの
- 利用者様に持参をお願いするもの
- 転倒事故、交通事故、その他のトラブルが起きやすいタイミングの予測と対策の申し送り
- 施設〜目的地までで使うルート
実は外出イベント計画書ってマニュアルだけでなくて、上司へのプレゼン資料の役割もあります。
あなた→直属の上司→外出を許可できる上司という感じでプレゼンしていきます。
直属の上司に都度相談しつつ、細かいところを修正しながら計画書の作り方を覚えるのが近道です。
計画書の書式は施設によって違います。
どんな書式か確認しておきましょう。
上司の許可が降りたら、他のスタッフにも外出イベントの詳細を説明しておきましょう。
案内文の作成、配布、回収
上司から外出行事の計画の承認を得たら案内文（参加票付き）の作成、配布に取り掛かりましょう。
できれば、参加票もフォーマットに入れておいて参加を希望される方は名前を記入して提出してもらうように一声かけてください。
そこまでしても、「私行きたかったのに」と言われる方もいらっしゃるので、参加票を提出されてない方もリストアップして参加の意向を聞き取りしましょう。
ちなみにこのお知らせはCanvaで作りました。
簡単にカスタマイズできる本格的なデザインのチラシテンプレートが豊富。
外出イベントの案内文に載せる内容
- 作成年月日
- 施設名
- 用件名
- 外出行事があるのことのお知らせ
- 何の外出行事か（みかん狩り、海遊館、外食など）
- 外出行事の実施期間
- 参加希望の記入と返信の依頼（参加表は案内文の一番したに作り切り取れるようにしておくのがベスト）
- 参加票の提出期限。
挿入する画像については一眼見て「どんな外出イベントか？」分かるものがベストです。
（よくあるトラブル）
外出イベントのお知らせできた！
配布していこう！
（２週間後）
やったー、全員配布できたわ♪
（外出イベント当日）
俺、知らんかった。行きたかったのにな・・・
お知らせ渡していたのに・・・
チェックリストでお知らせを利用者様全員に配布しても出てくる「私も行きたかった」問題。
実は、お知らせを配布しても見ていないために起こってしまいます。
なぜ、外出イベントのお知らせを見てないのか？
- 連絡帳の袋が書類だらけ。
- 独居で書類の管理が難しい。
- 家族と同居しているが、家族様も書類の管理が難しい。
それ以外にも、参加票には「不参加」となっていても当日になって気持ちが「参加したい。」に変わる利用者様もいます。
正直めんどくさいです。
でも、そんなめんどくさいことをするから利用者様を笑顔にすることができます。
無理言ってごめんな。楽しかったよ♪
これらを解決するのは３つあります。
「私も行きたかった」問題を解決するポイント
- 配布、回収、返答のチェックリストを作る。
- できた作業の欄にレ点をつける。
- 連絡帳の袋の中を見て前回のままだったら、直接ご本人やご家族様に確認する。
- 返答のない利用者様にも参加確認する。
- ２〜３日程度の予備日を作って急に行きたくなった利用者様分に当てる。
利用者様の中には、「私忘れられてたー」とおっしゃる方もいらっしゃいます。
たとえ、あなたに落ち度はなくても利用者様にその事実を完全んい理解してもらうのは難しいです。
あなたの気持ちは不本意かもしれませんが、まずは謝罪をしましょう。
この辺が対人サービスの辛いところです。
外出イベント参加者の日程調整。
日程調整で利用者様が笑顔になれるかどうかの重要ポイントです。
なぜなら、利用者様同士の人間関係って改善するのがほぼ不可能だからです。
どの利用者様とどの利用者様を一緒にするべきか、あるいは一緒にしないのか？
外出イベントの内容以上に気を遣う場面です。
外出イベントの日程調整で注意すべきポイント
- 各日程で外出行事を実施する職員はだれか？人数は？
- 利用者様同士の関係性。（子供とは違い、仲の悪い人同士を合わせるのはNGです）
- ADLのバランス（全員車椅子の方だと、移動自体が不可能になります）
- 一回で行ける人数の確認。
- 祝日・土曜日か平日かの確認（土曜日や祝日は道路が混みやすくなります）
- 使用できる車の確認。
日程調整、難しいわ。
絢音さん、イベントの日程調整手伝ってもらえませんか？
いいわよ。去年使った日程表のフォーマットがあるから渡すわね。
絢音さん、マジ神です♪
初めての外出イベントの企画で全てを自分でするのは不可能です。
必要なところで、先輩や上司を頼りましょう。
実は、上司や先輩はあなたに頼ってもらうのを待っているのです。
日程調整を手伝ってもらう時に、「なぜそのようにするのか？」理由も尋ねましょう。
外出イベントまでにやっておく準備物
外出行事を実施する際に、準備物が揃っていないと外出行事が不便なものになるだけでなく、場合によっては外出できない場合もあります。
事前の準備物の確認は怠らないようにしましょう。
大きく分けて３つに分類。
外出イベントによって多少違ったりします。
昨年の計画書を参考に準備しましょう。
外出の荷物は準備OK。
（外出イベント当日）
う●こ出たみたい。
しまった。リハパンの予備が入ってない。
こうならないためにチェックリストで荷物確認をしましょう。
外出イベントに必要なもの
これはないと外出イベント自体で困るもの。あるいは、いざという時あると便利なものも含まれます。
外出イベントに必要なもの
- 血圧計
- 体温計
- お茶などの飲み物
- パット、リハビリパンツなどの排泄用品
- ウェットティッシュ
- タオル類（バスタオル2枚とフェイスタオル5枚）
- ゴミ袋
- 簡易式の椅子付きテーブル
- 油性マジック
- 携帯電話
- 目的地までの地図
- 準備物を入れるカバンセット
特に携帯電話は必須アイテムです。
イベント中に事故などのイレギュラーがあったり、交通渋滞で帰るのが遅れる時などに施設へ連絡、相談するのに必要になります。
外出前に電池があるかどうかも確認しておきましょう。
準備物はセットにしてまとめておくと持ち出す時、外出イベント終了後の片付けの時に簡単で済みます。
毎回、外出する前にチェックリストで荷物の不足がないか確認してくださいね❤︎
利用者様に持参をお願いするもの
外出イベントによっては利用者様にお願いしないといけない準備物もあります。
例えばお土産代。
みかん狩りであれば、お土産を買うことができる場合もあります。
その場合は、お土産代を持参してもらいましょう。
利用者様に持参をお願いするもの
- お土産代
- お薬類（酔い止めや昼食後薬など）
- 雨具（レインコート）
雨天の場合は、基本的には中止にする方が無難です。
事故リスクが上がるから。
しかし、日程の都合上小雨が降りそうな微妙な天気の場合はやらないといけない場合もあります。
そんな時は、念の為雨具も持参いただけると事故リスクを減らせるようになります。
お土産が買えるイベントの場合は、どの程度の金額を持参してもらったらいいか事前に調査しておきましょう。
チェックリストで忘れ物を防ぐ
外出イベントに必要な準備物を忘れると、非常に困ることになります。
利用者様が便失禁しているのに何もできず、車の中が便臭だらけになったり。
荷物の準備をするときにチェックリストを作って持ち物確認をすると忘れ物を防げます。
チェックリストで準備ができたら「レ点」をつけます。
全てチェクしたのを確認してから出発します。
できれば、外出する回数分だけチェックリストを作っておきましょう。
タオル類やウエットティッシュなど、消耗品はカバンからない場合があります。
事前予測で解決！外出イベントでのトラブルを防ぐ唯一の方法【予測】
事前に準備していてもトラブルが起きてしまうのが外出イベントです。
せっかく、利用者様に楽しんでいただくため実施したのに、転倒事故。
最悪な状況ですね。
トラブルを解決する最善の策は「予測」です。
よくあるトラブルを参考にして予測を立ててみましょう。
未然に対策の立てられるものもありますが、天候の場合は変更しようがありません。
事前に予測を立てていても、予測していないことも起こることもあります。
いろんな対策を立てられますが、中でも５つに絞って誰で実践できる解決策をお伝えします。
ただし、外出イベント前に利用者様全員の「バイタル」の確認は言うまでもなく絶対です。
入浴前にバイタルを確認するのと一緒です。
あまりにも高い場合は中止も検討します。
目的地までのルート確認
外出イベントの移動距離は、送迎の時間より長くなる場合があります。
そうなると、利用者様の体調が気になるところです。
さらに、移動は送迎車になるので事故リスクも高くなります。
そこで事前に施設から目的地の道を実際に走ってみて目的地までのルートを調査しておくます。
目的地までのルートで確認すること
- 目的地までのルート（できれば複数ルート）
- 移動にかかる時間
- 混みやすい時間
- 道幅
- 道の状態（揺れやすいか？）
- 使用するルートの風景
使う道の混雑状況は曜日や時間により大きく変わります。
使う道の特徴を把握しておくと、ある程度予測しやすくなります。
あとは、利用者様個別の特徴と照らし合わせればある程度のトラブルを防ぐことができます。
時間を作って、イベント当日までに自分で走っておきましょう。
利用者様の状態と行動パターンを予測
気づいたら利用者様がいなくなっている。
外出イベントで一番怖い事故です。
利用者様の行動はある程度パターン化されています。
利用者様の状態を見極め、毎日の行動パターンを把握していればトラブルの起こしやすい利用者様がわかってきます。
トラブルを起こしやすい利用者様は重点的にマークしておきます。
トラブルを防ぐための利用者様把握。
- いつもトイレに行く時間帯。
- フットワークの軽さ。
- 徘徊癖がある。
- 体調。
- 利用者様の心配事。
- 気になることがあるとすぐに突っ走ってしまうか？
- 好奇心旺盛。
普段はそれほど目立たない行動でも、外出することで感情の振り幅が大きくなってトラブルを起こしてしまいます。
また、デイフロアとは違って屋外は転倒する罠がたくさん。
ふらつきなく歩行されている利用者様でも転倒する危険性があるのが外出イベントです。
マークするほどでない利用者様も見守りをする必要があります。
あっ、美味しそうな柿が売ってる。
見に行ってみよう。
！？
大丈夫ですか？
膝を擦りむいたみたい。
重点的にマークしないといけない利用者様をマークしつつ、他の利用者様も見守りましょう。
転倒しそうなポイントには近づかないように声かけをしておくと転倒を防げます。
万が一の時のために、救急セットと血圧計、体温計も用意しておきましょう。
天気予報の確認
外出イベントが近くなるとマメに天気予報を確認しておきましょう。
少なくとも1日に１回は天気予報の変化に気を配る。
特に季節の変わり目は、この前の予報と全く違うことが多くなります。
雨が降ると転倒しやすくなるのは言わずもがな。
実は雨以外にも気にする項目があるんです。
天気予報で気にする項目
- 雨かどうか
- 風の強さ
- 台風が近づいているかどうか
- 予想の気温
- 紫外線の強さ
天気は雨だけでなく、気温も重要。
気温によっては水分摂取を促すタイミング、持参していただく防寒具、雨具が変わってくるからです。
もしもし、明日みかん狩りを予定しています。
気温が10℃下回るみたいなので、暖かい格好で来てくださいね！
はいよー！
前日に必要な持参物の声かけも忘れずに！！
物品の準備
物品の準備は大切です。
なぜなら、物品があることでトラブルが起きてもすぐに解決する場合もあるからです。
例えば、高齢になると排泄機能が低下します。
外出前にトイレに行っていただいても、急に尿意、便意が出てきて催してしまうことも。
そのまま車に乗車したままだと車中が尿臭、便臭に見舞われてしまいます。
そうならないようにリハビリパンツの予備を持参しておく。
事前に荷物の準備はトラブルをスムーズに解決してくれます。
物品の準備については「外出イベントまでにやっておく準備物」で詳細に解説してます。
備えあれば憂いなしです。
必要な人員の確保
外出イベント中のトラブルを防ぐポイントは「人員」です。
どれだけ事前に危険予測をしていても、人員が足りなければトラブルを防げません。
常にマークしないといけない利用者様が２人いれば、１人では安全に外出イベントを実施できないからです。
外出イベントに必要な人員の考え方
- 車椅子移動の方より自力歩行の利用者様の方が転倒リスクが高い。
- 一人は見守りメインで、もう一人は利用者様の移動などをメインにする。
- 危険なポイントをイベント実施前に打ち合わせしておく。
- 必要人員を確保できないときは外出しない。
- 外出の流れを把握しておく。
人員を確保できても、うまく動きが取れなければ意味がありません。
常に声を掛け合いながら外出イベントを実施しましょう。
まとめ
外出イベントは普段とは違い利用者様のテンションが高くなりがち。
しかも、普段とは違う環境になります。
それ故、普段では考えられないトラブルに遭遇する確率が高くなります。
だからこそ、事前準備でトラブルの芽を取っておきます。
外出イベントでトラブルを防ぐポイント
- 段取りの良い外出イベントの計画を立てる。
- 準備物を忘れないようにチェックリストも活用する。
- 起こりそうなトラブルを事前に予測し、対策を立てる。
まずは、計画書を作って頭の中でイメージしてください。
頭の中で考えてるだけでは一歩も進みません。
高齢者の外出イベントに特別なものは入りません。
なぜなら、外の空気を吸えるだけで満足されるからです。
つまり「外出」に飢えています。
だからこそ、トラブルを事前に防ぎ利用者様に取っての「ディズニーランド」、外出イベントをプレゼントしましょう。
また、来年も一緒に来たいですね！！
うんうん、また来よう！！
こんな会話ができるとまた企画したくなってきます。
レクリエーションを楽しいものにするにはまずあなたが楽しむこと。
外出イベント以外にも通じる楽しいレクリエーションの作り方です。
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