【マニュアル】デイサービスでの外出行事の計画と実行の流れ。

介護施設のレクリエーション
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櫻アリス
櫻アリス

結論:このマニュアルに沿って、計画的に準備をしよう。

櫻絢音
櫻絢音

この記事の対象者

外出行事の計画担当になったデイサービスの介護士

です。

櫻琴音
櫻琴音

この記事を読むこと

外出行事の計画〜実施までの流れを

滞りなく進めることができます

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外出行事の流れ

櫻絢音
櫻絢音

まずは外出行事を実行するための計画〜実施までの流れを確認しておきましょう。
確認できたらレ点をつけて進捗状況がすぐにわかるようにしておきましょう。

外出行事の計画〜実施までの流れ
  1. 外出行事に参加する対象者を決める。
  2. 計画書を作る。
  3. 上司に相談して許可を得る。(必要であれば、予算のお伺いもする)
  4. 案内文の作成、配布。
  5. 外出行事参加者の参加日程の作成とお知らせ。
  6. 準備物の準備
  7. 実施。
  8. 振り返り
櫻琴音
櫻琴音

今回はこの流れで解説します。

外出行事の対象者を決める。

まずは誰を対象にするのかを決めましょう。

 

一般的には、全員に参加希望を聞いて参加希望者のみが参加する施設が多いようです。

 

 

ただし、デイサービスの規模によっては全員を外出行事に参加できるほどの職員数がいない場合があります。

 

利用者様に納得のできる説明があれば「人数制限」をして計画することは可能です。

 

外出行事は転倒事故等で利用者様にケガを負わせるリスクが上がるので安全性を重視すると「人数制限」を取らなくてはいけない場面もあります。

 

ただし、利用者様がデイサービスや通院以外に外出の機会がない方がほとんどなので「絶対に、外出行事に参加したい」と思っている方はほぼ全てと思って間違いないです。

全員参加の場合の参加希望の確認の流れ

  1. 実施可能な日程を設定する。(2〜3日程度の予備日を設けておくと、調整しやすいです)
  2. 外出行事参加の案内のお手紙(参加されるかどうかの確認表付き)を作成し、利用者様に配布する。
  3. 外出行事参加希望の確認票を回収する。(締め切りの期限は「●月△日」のように具体的な日にちを記載しておきましょう)
  4. 参加希望の確認票の未回収の方に参加希望を確認する。
  5. 利用者様全員に参加希望を確認したらいつどの利用者様に、外出行事へ参加されるか日程を調整する。
櫻絢音
櫻絢音

必ず、参加票を提出してくれない利用者様が出てきます。
その場合も電話や送迎時に家族様に確認しないと、利用者様から「私も参加するつもりだったのに」と言われます。
全員に参加希望を聞くのであれば、確実に全員に参加希望を聞きましょう

全員が外出行事に参加するのが不可のな場合の選定の仕方

  • 外出行事に参加できる人数を設定してくじ引きで決める。
  • 対応可能な利用者様ピックアップして、それを抽選にする。(抽選の具体的な方法はあえて言わない)
  • デイサービスの皆勤賞の景品として提供する。
  • 敬老の日などのデイサービスで実施する行事イベントの景品として提供する。
  • 帰りの送迎で寄り道する。(あまりオススメしません)
櫻絢音
櫻絢音

全員が参加できない場合は、外出行事の案内の手紙にそのことを記載しておくと良いでしょう。
事前に利用者様に理解を得られるように説明をしておけば問題ないです。
まったく外出行事を計画しないより、人数制限で多少は外出行事を計画する方が、利用者様の楽しみが増えます。

外出行事を実施する計画書作成する。

なぜ、外出行事の計画書が必要なのか

外出行事は、自動車でいうところの設計図と一緒です。

 

利用者様はただでさえケガや体調を崩しやすい人です。

 

利用者様に楽しんでいただくために外出行事を計画しても、職員が対応できる人数を超えて外出行事を実施してケガ人を出しては台無しです。

 

計画とはいわば「未来予測図」なのです。

 

利用者様に楽しんでいただくために計画書の作成は外せません。

なぜ外出行事の計画書が必要なのか?

  • デイサービスの「サービスの内容」に関わることなので上司の承認が必要。
  • 外出行事はデイフロア内で過ごす時と比べて転倒などの利用者様がケガをするリスクをあげる。
  • 利用者様が急に意識を失うなど、イレギュラー(突発的な出来事)が起きたときでも適切に素早く対応できるようにする。
  • 準備物の確認。(準備物が不十分だと利用者様に楽しんでいただく事ができません)
  • 職員が外出行事をスムーズに実施する事ができる。
  • どの職員が外出行事を実施しても同じように対応できる。(外出行事のマニュアルという側面もあります)

外出行事の計画書に載せておくべきこと

  • 前日までの準備
  • 当日の流れ
  • 当日に持っていく準備物
  • 実施期間あるいは実施日。
  • 計画書作成の日付
  • 外出行事参加の対象者
  • 外出行事実施の目的(これは、利用者様のADLの維持・向上に関係する書き方で大丈夫です。)
  • 転倒事故等の対策
  • 施設〜目的地までのルート(Google マップをプリントアウトしてものを添付するだけでいいです)
櫻琴音
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計画が甘いと実施する時に介護事故が起こってしまいます。
実際に、外出行事を実施している時をイメージしましょう。
そして、外出行事をするにあたって解決しないといけない問題を洗い出しましょう。

上司に相談をし、外出行事の許可を得る。

外出行事は、いつもとは違う「スペシャルなサービス」です。

 

スペシャルなサービスを計画する時には、上司に相談し外出の許可を得なければいけません。

 

どんなに綿密に外出行事の計画をして事故を防ぐ対策を立てても、事故リスクをゼロにすることはできません。

 

万が一事故が起こってしまった時に責任を取る人が上司です。

 

計画を立てて、上司の承認を得るのは大変面倒くさい仕事です。

 

上司によっては、修正、修正でなかなか承認してくれない人もいます。

 

しかし、上司の承認がないと責任を取る人がいないので外出行事を実施することはできません。

 

案内文の作成、配布

上司から外出行事の計画の承認を得たら案内文(参加票付き)の作成、配布に取り掛かりましょう。

 

 

案内文に載せる内容

  • 作成年月日
  • 施設名
  • 用件名
  • 外出行事があるのことのお知らせ
  • 何の外出行事か(みかん狩り、海遊館、外食など)
  • 外出行事の実施期間
  • 参加希望の記入と返信の依頼(参加表は案内文の一番したに作り切り取れるようにしておくのがベスト)
  • 参加票の提出期限。

外出行事の参加を希望する人の参加日程を調整。

参加日程の調整で注意すべきポイント

  • 各日程で外出行事を実施する職員はだれか?人数は?
  • 利用者様同士の関係性。(子供とは違い、仲の悪い人同士を合わせるのはNGです)
  • ADLのバランス(全員車椅子の方だと、移動自体が不可能になります)
  • 一回で行ける人数の確認。
  • 祝日・土曜日か平日かの確認(土曜日や祝日は道路が混みやすくなります)
  • 使用できる車の確認。
櫻絢音
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これらのポイントをおさえておかないと、結局外出行事に行けないということになり兼ねません。

外出行事に必要な物品の準備

櫻琴音
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準備物はセットにしておくと、持ち出しや外出行事終了後の片付けが簡単で済みます。

外出行事を実施する際に、準備物が揃っていないと外出行事が不便なものになるだけでなく、場合によっては外出できない場合もあります。

 

事前の準備物の確認は怠らないようにしましょう。

 

 

事前に確認しておくべき準備物(みかん狩りの場合)

  • 血圧計
  • 体温計
  • お茶などの飲み物
  • パット、リハビリパンツなどの排泄用品
  • ウェットティッシュ
  • タオル類(バスタオル2枚とフェイスタオル5枚)
  • ゴミ袋
  • 簡易式の椅子付きテーブル
  • 油性マジック
  • 携帯電話
  • 目的地までの地図
  • 当日参加者のリスト
  • おやつ(午後から出発の場合)
  • お土産代(利用者様はお買い物好きな方が多いいです)
  • お土産代を利用者様ごとに分けておくための小袋
  • お土産代の小袋を一括で管理するためのお土産代袋
  • 準備物セットを入れるカバン
櫻絢音
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これは最低限必要な準備物です。
必要に応じて準備物を増やしてもいいですが、できる限り準備物は少ない方がスムーズに外出行事を実施する事ができます。

実施予定表を作り、利用者様に連絡する。

まず、前提として外出行事の予定表ができた時点で参加予定者全員に

  • いつ外出行事に参加するのか?
  • 何時から出発するのか?
  • 当日、利用者様に持参してもらうものは何なのか?

をお知らせします。

 

みかん狩りや初詣などは気温が低い事が予想されます。

 

防寒着を持参いただけるように声かけをしましょう。

さらに

外出行事の前日には

利用者様に電話にて外出行事があることと必要な持参物を再度お知らせしましょう。

事前に外出行事のお知らせをしていてもすぐに忘れてしまうからです。

 

だったら、前日にお知らせするだけでいいのではなの?

櫻琴音
櫻琴音
櫻絢音
櫻絢音

それは、デイサービスの関係者側の話ね。
利用者様にとって外出行事は私たちの旅行と同じぐらい大きなイベントなの。
私たちも、旅行行く時っていつ行くか先に決めておくわよね。
同じように、利用者様の中でもいつ外出行事を行くのか知りたいというのは最優先事項なのよ。

外出行事の日程ができた時点でのお知らせって、利用者様の「日程を知りたい」というニーズを満たすのが目的なのね。

櫻琴音
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お土産を変えるかどうかの確認。

利用者様は普段、自分でお金を出してお買い物するという機会が少なくなってきています。

 

食料品を買いに行くのも同居の家族かヘルパーさんに買いに行ってもらう事がほとんどです。

 

日曜日などに家族様と一緒に百貨店に買い物にいかれる方もいらっしゃるのですが、どちらかというと少数派です。

 

利用者様にとって買い物は今まで問題なく行えていたことだけに、介護が必要になったという状況で買い物に行けないことを不満に感じています。

 

せっかくなので、外出行事で

利用者様が自分でお金を出してお土産を買う

という機会を設けましょう。

 

実は、自分でお金を出すというのは利用者様の意欲を引き出すのに効果的なのです。

 

施設内通貨という事で、施設内だけで通用するお金を利用者様に提供してデイサービスでお買い物やサービスを受ける事ができる取り組みをやっているところもあるぐらいです。

 

自分でお金を出してお買い物をするのもリハビリの一環なのです。

櫻絢音
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お土産を買う機会がると利用者様は「楽しみ」が一つ増えます。
もちろん、お土産を買うのに職員でお金やお土産の管理をしなければいけませんが、その分利用者様の満足度を上げることもできます。

外出行事を実施する際の注意点。

事前に準備をしていても、外出行事にはトラブルがつきものです。

 

外出行事するのに注意すべき点

  • 転倒や交通事故などの事故リスク
  • 利用者様の体調の変化
  • お金の紛失
  • 施設外の人とのトラブル
  • 排泄トラブル
  • 交通渋滞など、予定が遅くなる

 

一度目的に出発すると施設に戻るまで外出行事を実施している職員で対応しなければいけません。

 

大切なのは、これらの予測不可能なトラブルを想定内の出来事にしてしまうことです。

つまり

トラブルを事前に予測し対処法を準備しておく事です。

ほとんどのケースの場合、上で示した準備物や外出計画書の流れで対応できます。

 

ただし、準備物だけでは対応できない場合があります。

 

たとえば、交通渋滞はある程度予測していても予測通りにいかない場合があります。

 

外出行事中のトラブルなくす、スムーズに解決するために

  • 外出行事前にバイタルを確認する。(安定しない場合は中止する)
  • 外出行事中に利用者様が体調不良があれば、施設に連絡して応援職員を派遣してもらう。
  • 予定時間より施設に帰るのが遅れそうであれば施設に連絡する。
  • 出発前に利用者様全員の排泄介助を済ませておく。
  • 携帯電話は必ず持っておく。
  • 外出行事は最低でも、職員2人体制で実施する。
  • 当日の気象情報を確認しておく。

お土産の管理

利用者様が外出先でお土産を買うことは、利用者様の楽しみを増やす事ができます。

 

普段の生活では自分でお金を出してお買い物をする機会が少ないからです。

 

しかし、お金の管理やお土産の管理は職員でする必要があります。

 

食べるものを買いすぎて結局腐らせてしまうこともあります。

お土産管理のポイント

  • 利用者様それぞれが持参しているお土産代の金額の把握
  • お土産を買いすぎないように声かけをする。
  • 誰がどのお土産を買ったのか、名前をつけておく。
  • 事前に買うお土産が決まっている時は家族様に確認しておく。
  • 帰りの送迎担当者にどの利用者様が何のお土産を買ったのか申し送りをする。

目的地までのルート確認

外出行事で危険なことの一つは、目的地までのルートがわからないことです。

 

道に迷うと事故リスクが高くなります。

 

さらに、利用者様はいつ体調が変化するかわかりません。

 

事前に施設から目的地を調べておくことは外出行事を実施する事前準備としてなくてはならないものです。

櫻絢音
櫻絢音

できれば当日までに、施設から目的地まで一度車で走ってみましょう。
時間感覚がわかるようになります。

職員の余力と参加者の組み合わせ

職員の余力以上の対応が必要になる参加者の組み合わせは避けましょう。

 

参加者全員が自力歩行できる利用者様でも、組み合わせ方次第で職員が集取できない場合があります。

 

外出先はデイフロアないと比べて転倒しやすい環境です。

 

実は自由に自力歩行される人の方が外出行事では転倒リスクが高いのです。

 

自力歩行の人ばかりの回の方が実は自由に動きすぎてリスク管理がしづらいのです。

準備物のチェックリストを作る。

外出行事の際、よくあるミスが準備物を忘れるということです。

 

せっかく準備したものも出発の時に持っていくのを忘れたり、消耗品を補充していなければ意味がありません。

 

そこで、持ち物のチェックリストを事前に作成し、出発前にレ点チェックで確認しておきましょう。

 

そのように、忘れ物チェックを仕組み化しておくことで準備物の忘れ物を減らす事ができます。

 

櫻琴音
櫻琴音

忘れ物をするということは、外出行事の管理ができていない証拠です。
持ち物のチェックリストは、忘れ物をしないための仕組みです。ミスしないための歯止めは自分でミスを防ぐための仕組みを作らなくてはいけません。

事前連絡で翌日に外出行事があることをお知らせする。

(ロールプレイでお楽しみください)

櫻絢音(デイサービス職員役)
櫻絢音(デイサービス職員役)

もしもし、櫻様のお宅でしょうか?

はい、櫻です。

櫻琴音(利用者様役)
櫻琴音(利用者様役)
櫻絢音(デイサービス職員役)
櫻絢音(デイサービス職員役)

デイサービス さくらです。
お世話になっております。

デイサービスの職員さんやね。
こんにちは。

櫻琴音(利用者様役)
櫻琴音(利用者様役)
櫻絢音(デイサービス職員役)
櫻絢音(デイサービス職員役)

明日、デイサービスの日ですが櫻さんは体調等お変わりありませんか?

うん、今日も元気です。

櫻琴音(利用者様役)
櫻琴音(利用者様役)
櫻絢音(デイサービス職員役)
櫻絢音(デイサービス職員役)

明日は、以前よりお知らせしていた「みかん狩り」
の日です。
明日は気温が低くなるのであったかい服装でデイサービスに来てくださいね。

櫻絢音(デイサービス職員役)
櫻絢音(デイサービス職員役)

それと、明日は現地でみかんのお土産を買う事ができます。
1袋みかん6個入りで500円です。
それで、事前にみかん農園に連絡をしておかないといけないのですが、櫻さんはみかんのお土産は買われますか?

お土産、買えるんやね。
それじゃあ、孫にもみかん食べさせてあげたいから買うわ。

櫻琴音(利用者様役)
櫻琴音(利用者様役)
櫻絢音(デイサービス職員役)
櫻絢音(デイサービス職員役)

いくつぐらい買われますか?

そうねー。
それじゃあ、5袋ぐらい買おうかしら。
お金はいつ渡せばいいの?

櫻琴音(利用者様役)
櫻琴音(利用者様役)
櫻絢音(デイサービス職員役)
櫻絢音(デイサービス職員役)

お土産のお金は当日連絡帳の袋に入れていただければ結構です。当日、同行させていただく職員が責任を持って管理させていただきます。

みかん5袋やったら私にも持って帰れるかな?

櫻琴音(利用者様役)
櫻琴音(利用者様役)
櫻絢音(デイサービス職員役)
櫻絢音(デイサービス職員役)

お土産は帰りの送迎の時に、職員が家の中までお運びするので櫻さんが重たいものを運ぶ必要はありませんよ。

本当にー?
それは、助かるわ💖

櫻琴音(利用者様役)
櫻琴音(利用者様役)
櫻絢音(デイサービス職員役)
櫻絢音(デイサービス職員役)

一旦、デイサービスに来ていただいてからお友達と一緒の車で目的地にいかせていただきます。
それでは、明日はいつも通り9:00ごろのお迎えの予定です。

ありがとうー。
それじゃあ、失礼します。

櫻琴音(利用者様役)
櫻琴音(利用者様役)
櫻絢音(デイサービス職員役)
櫻絢音(デイサービス職員役)

はい、それでは失礼します。

まとめ

櫻アリス
櫻アリス

外出行事を計画的に進めるためのポイント

・計画〜実施までの流れを把握しよう(外出行事の計画書を作成する)
・外出行事に必要な物品を準備しよう。
・外出行事の前日に利用者様に翌日外出行事があることをお知らせしよう。


外出行事は実施するのに事故リスクはありますが、実施するとそれ以上に利用者様の満足度が上がります。

外出行事を実施することで他施設との差別化を図る事ができます。


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