結論：広報誌を作成する流れを理解しよう。
この記事の対象者は
介護施設の広報誌の作成担当者になった人
介護施設の広報誌の作成に関わるけど作成に流れがわからない人
となっています。
この記事を読むと
介護施設の広報誌を作る流れ
を理解することができます。
（琴音、広報担当者になる）
う〜ん・・・。
琴音、眉間にしわ寄せてばかりだと将来シワシワのヨレヨレのTシャツみたいになっちゃうわよ。
あっ、お姉ちゃん。
おはよう。
おはよう、琴音。
今日も可愛くて、抱きしめたくなるわね〜💖
私が抱きしめようか？
力一杯。
あなた、ますます力が強力になってくるから遠慮しておくわ。
それよりも、あんた何を悩んでいたの？
実は、今月から広報誌の作成の担当になったんだけど、何からすればいいのかわからないんだよね。
新人介護士のあなたに広報誌の作成担当者にするって・・・
琴音の会社も結構鬼畜ね・・・・。
私もそう思う・・・。
でも、それだけ期待されてるってことだから、期待には答えなくちゃね。
そういうことなら、私が手伝ってあげるわ。
それじゃあ、まず今日は広報誌の作成の流れからおさえておきましょうか。
介護施設の広報誌作成の流れ
広報誌作成の流れ（詳細）
- 広報誌のテーマとコンセプト（広報誌を作成する目的）の設定
- 広報誌の構成（ページ数と目次の作成）
- 広報誌のレイアウトの作成
- 取り上げる内容を決める
【必要な材料（情報）で組み立てる】
- 各部署に取材の依頼の連絡をする。
- 取材の日程の調整。
- 取材をする。（必要な写真等も依頼する）
- 取材した内容を集める。
- 広報誌の雛形（レイアウト）に写真（何の写真かの説明入り）と取材した内容kk（文章）を埋め込む。
【広報誌を世の中に出す】
- 広報誌作成担当者で広報誌の内容の確認
- 広報担当の上司に内容の確認をしてもらう。
- 広報誌の修正と上司への再度確認
- 決済者（理事長または施設長）の許可をもらう。
- 広報誌の発行
- 広報誌の発送及び配布作業
- 次回の広報誌の準備
基本的にはこの流れで広報誌を作っていきます。
あとは、締め切りから逆算して各工程の期限を決めましょう。
期限を決めないといつまで経っても広報誌を完成させることはできません。
各工程、締め切りを守るためにはメンバーへの仕事の割り振りも欠かせません。
広報誌の【設計図】を作る。
広報誌の設計図を作ります。
ここでの忘れてはいけないポイントは「伝えたいメッセージ」を決めることです。
「伝えたいメッセージ」は、家で言うところの基礎の部分です。
【広報誌の基礎】テーマを決める。
テーマは「伝えたいメッセージ」の次に重要な工程です。
伝えたいメッセージが決まっていても、テーマがはっきり決まっていなかったら読者の心には響きません。
と言うのも・・・・
言葉は、いくつかの意味を持つものがあるからです。
利用者様と介護士では立場や自身が置かれている状況が違います。
同じ「入浴」と言う言葉でも、介護士の気にする「入浴」と利用者様の気にする「入浴」は違うと言うことです。
テーマを決めると言うのは、読者が気にしていることに編集長が目を向けることです。
テーマ決めには「伝えたいメッセージ」を誤解を防ぐと言う効果があります。
テーマを決めると言うことは、対象の読者を定めること。
弓矢で言うところの照準を定めることです。
全ての人にメッセージを伝えようとすると逆に伝わらない広報誌ができるのはこのためです。
広報誌名（仮）：ボランティア広報誌
テーマ：各事業所に協力いただいているボランティアの紹介
目的：広報誌を読むことで当施設のボランティアをしたい人を増やす。
内容：各施設のボランティア名（あるいは個人名）、活動内容、活動されている時の様子、ボランティアのコメント（ボランティアを始めたきっかけなど）
このように、テーマが決まると・・・
テーマを決めて、対象の読者がどんな情報を求めているか編集メンバーで話し合ってみましょう。
対象の読者となる人の声を集めてみるのも参考になります。
広報誌の誌面のレイアウト【骨組み】を決める。
ここでのポイントは
- 目次を決める。
- どの内容（見出し）の記事の枠をどの程度取るのか
- 写真と記事（文章）の割合
です。
つまり
記事のバランスです。
特に
写真と文章とのバランス
に、私はこだわりました。
なぜなら、写真が多すぎると広報誌で伝えたい内容が伝わらないですし、文字が多すぎると読者の読む気をなくさせます。
文字だらけのいわゆる「文字壁」は明らかに読者をおもてなしができていません。
写真と文字のバランスのルール
- 一つの記事につき一つの写真と文章。
- 長くても一つの記事につき200文字以内でおさめる。
- 写真の下にキャプション（何の写真家の説明）を入れる。
- 記事の頭に見出しをつける。
写真が多すぎても、文章が多すぎてもメッセージが伝わりません。
実際に広報誌で取り上げる内容を決める。【取材でなんの情報が欲しいか？】
テーマが決まったら、対象とする読者が「知りたい」と思う情報を書き出します。
もちろん、全ての情報を記事にできるわけではありません。
ここでどの情報を取材で聞き取るのか編集会議で話し合うことになります。
このボランティア広報誌の目的は、読者にボランティアに来てもらうことです。
「ボランティアってそんなことでもいいんだ。私でもできるかな」とお問い合わせをいただいたら成功です。
テーマを適当に決めていると、誰の心にも響かない広報誌になってしまいます。
取材で広報誌に必要な情報を集めて、組み立てる。
広報誌の設計図を作ったら、あとは材料を集めてレイアウトに組み込むだけです。
実は広報誌では、この材料集めが思うように進まない作業です。
取材で記事の材料集めをしよう。
取材は自動車でいうところの「部品」にあたる部分です。
実は、取材が一番時間がかかります。
広報誌は介護職が日中の介護の仕事をしながら作る場合が多いからです。
つまり、日程調整するのに苦労すると言うことです。
また、取材したい部署が自分が所属している部署の建物から距離がある場合移動するだけで時間を消費してします。
そこで、私がやっていた取材のやり方は
- 取材対象の部署に事前に文書で広報誌の取材協力を依頼する。
- 何について聞きたいかを明確に決めておく（取材する前に聞きたいことを箇条書きでまとめておく）
- 必要な写真をデータで送ってもらう。
- 取材は基本的には広報担当が作ったフォーマットに記入していただく。
- 足りないところは電話にて追加で取材をする。
もちろん、自分でコントロールできる時間が多くて基本的にはいつでも取材対象の部署に行くことができるのであれば直接出向いて取材をする方がいいのですが、多くの広報誌作成担当者はそうではありません。
基本的には事前に告知して、文書で回答を依頼するという取材スタイルが現実的です。
文書や電話にて取材をする場合も、コンセプトとテーマを対象部署に十分に説明しましょう。
集めた情報や写真を雛形に入れて仮の広報誌を作成する。【材料が集まったら組み立てる】
取材で集めた情報や写真を雛形に入れて仮の広報誌を作成しましょう。
まずは形にしなければ良い悪いもわかりません。
情報を編集した上で、広報誌作成担当者全員で確認をしましょう。
仮の広報誌で確認すること
- 各記事が「テーマ」「コンセプト」に答えているか。
- 誤字、脱字がないか。
- 写真がボケていないか。
- NGワードは使用されていないか。
- 見やすいレイアウトになっているか。
広報誌が出来上がったら、編集メンバー全員で推敲しましょう。
完成版の広報誌を世の中に出す。
広報誌を作ったら終わりではありません。
世の中に（とはいってもその地域になりますが）出してこそ、あなたが伝えたいメッセージを伝えることができます。
実はこの「世の中に出す」と言う作業にも壁が存在します。
なかなかもらえない広報担当の上司の了承。【基本は広報誌の各工程を前倒する】
やっと出来上がったわー
と思っていると思わぬ落とし穴に落ちることがあります。
どんなに広報誌の仕事がスムーズにいっていても、ここでつまづいて予想より時間がかかることが多々あります。
私も実際に、広報誌は２週間早めに出来上がったのに結局上司の了承で２習慣を費やして結局予定通りと言うこともしばしばありました。
上司とのやりとりに、時間短縮することはできないと思っていた方がいいです。
それでも締め切りは守らないといけません。
広報誌担当の上司に報告、連絡、相談を密にしましょう。
広報誌を発行して、発送する。【お疲れ様でした。】
経営者に広報誌発行の許可を得たら、あとは発行と発送するだけです。
広報誌を発行、発送するに当たって
- 印刷業者に業者に依頼する際に、仮の広報誌を印刷してもらい。誤字、脱字などないか確認してから、必要枚数を印刷してもらう。
- 発送先を設定しておく。余った分は施設の訪問者が見やすい場所に掲示しておく。
- 発送作業の日程を調整する。
- 発送先の変更をすべきかどうか、広報誌作成のメンバーで話し合っておく。
広報誌の印刷許可をもらったら、次の広報誌について考え始めましょう。
一覧で書くとすぐに終わるように思えますが、上司への確認作業や取材など自分では時間を完全にはコントロールできない作業があります。
まとめ
広報誌の作り方の流れの詳細を振り返りたい方はこちらへ
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